Opravy účetních dokladů a povolené způsoby oprav v účetních knihách a v účetních dokladech

Opravy účetních dokladů a povolené způsoby oprav v účetních knihách a v účetních dokladech
Způsoby oprav v účetních knihách
Při účtování mohou vzniknout chybné účetní zápisy, např. zapsáním menší nebo větší částky, zaúčtováním na nesprávný účet, respektive na správný účet, ale nesprávnou stranu účtu.

Opravovat chybné zápisy je možné provést:
a) účetním způsobem, tj. novým účetním zápisem, který musí být doložen příslušným účetním dokladem. Opravovat účetní zápisy lze těmito účetními způsoby:
– doplňkovým zápisem – používá se při opravě chyb, jestliže byla zapsána nižší peněžní částka na správné účty a na jejich správné strany. Opravným doplňkovým zápisem se doúčtuje příslušný rozdíl.
– částečným stornem – používá se při opravě chyb, jestliže byla zapsána vyšší peněžní částka na správných účtech a na jejich správných stranách. Příslušný rozdíl se zapíše na stejných účtech a na stejných stranách znaménkem mínus.
– úplným stornem – používá se při opravě chyb, jestliže byl účetní zápis proveden na nesprávných účtech nebo na nesprávných stranách. Úplné storno umožňuje, aby zrušený původní zápis byl zapsán znovu a správně.
STORNO je opravný účetní zápis, jímž se ruší zapsaná
peněžní částka. Při stornu se používá záporná částka
( tj. mínusový zápis ).

b) neúčetním způsobem, tj. škrtnutím chybného údaje ( při tomto způsobu opravy je nutné chybný zápis přeškrtnout tenkou čarou tak, aby původní zápis zůstal čitelný, a nad něj napsat správnou částku ). K původnímu zápisu se musí připojit poznámka o provedení opravy s datem jejího provedení a podpisem osoby, která opravu provedla. Tento způsob je vhodný zejména při opravě chybné částky, která byla zaúčtována na správných účtech.
Za nesprávné opravování chybných zápisů se považuje přepisování, mazání, přelepování apod., tzn. takové způsoby opravy, po nichž se původní zápis stane nečitelným !

Způsoby oprav v účetních dokladech
Opravy účetních dokladů lze provádět tímto způsobem:
a) k chybnému ( původnímu ) dokladu vystavíme nový opravný účetní doklad
b) vyznačíme opravu přímo na opravovaný ( původní ) doklad
Úschova účetních dokladů (založení do pořadačů, resp. šanonů)
Účetní doklady jsou důležitým průkazním materiálem, a proto musí být pečlivě uschovány, aby je bylo možno použít při kontrole a při objasnění později vzniklých nesrovnalostí.
Podnikatel je povinen uschovat veškeré účetní písemnosti po dobu stanovenou uschovacími lhůtami podle zákona o účetnictví
( lhůty jsou různé, ale nejméně činí 5 let po roce, kterého se týkají ).Po uplynutí doby stanovené pro archivování dochází k vyřazení účetních dokladů, tj. ke skartaci.